Comment assurer la réussite de la mise en œuvre d'un système 3PL
La logistique pour compte de tiers (3PL) désigne la pratique consistant à externaliser les services logistiques auprès d'un prestataire tiers spécialisé. Ces services peuvent comprendre l'entreposage, le transport, la gestion des stocks et l'expédition de fret. En s'associant à un fournisseur 3PL, les entreprises peuvent se décharger des complexités de la logistique, ce qui leur permet de se concentrer sur leurs compétences de base.
Au cours des dernières décennies, l'industrie des 3PL a considérablement évolué, offrant un large éventail de services logistiques aux entreprises de divers secteurs. En ce qui concerne l'entreposage, l'exploitation de son propre entrepôt peut s'avérer coûteuse et difficile, de sorte que de nombreuses entreprises décident de confier ces services à un fournisseur de services logistiques de troisième niveau. L'intégration des opérations d'entreposage avec un fournisseur 3PL offre plusieurs avantages pour la gestion de la chaîne d'approvisionnement, tels que l'amélioration de l'efficacité, la réduction des coûts, la flexibilité de la main-d'œuvre, l'évolutivité, l'accès à une expertise spécialisée et l'amélioration du service à la clientèle. Pour obtenir ces améliorations, il est impératif de choisir le bon partenaire.
Lors de l'utilisation d'un 3PL, le processus de sélection et de mise en œuvre de votre partenaire est essentiel mais peut s'avérer être une tâche décourageante pour les entreprises. Il est essentiel de disposer d'un groupe interne ou externe ciblé pour conduire le processus de sélection et d'intégration. Lorsque les ressources internes sont limitées ou que le temps est compté, le recours à une expertise externe peut être une solution optimale. Chez Establish, nous suivons une approche détaillée en 5 étapes lors de la sélection et de l'intégration d'un nouveau fournisseur 3PL.
Définir les objectifs et les besoins opérationnels : Comprendre les objectifs de votre entreprise et les besoins de votre organisation. Que cherchez-vous à obtenir grâce à l'intégration des 3PL ?
Sélection et évaluation des partenaires : Il est essentiel de choisir le bon partenaire 3PL. Quels sont les critères décisifs ? (Coût, expérience, culture ?)
Cartographie des points d'intégration des systèmes et des données : Alignez vos systèmes existants sur l'infrastructure du fournisseur 3PL. Les points d'intégration sont importants.
Gestion de la transition + Go-Live : Exécuter la transition en douceur. Minimiser les perturbations pendant la phase critique de mise en service.
Gestion permanente + amélioration continue : Le maintien du succès exige une gestion basée sur l'initiative et une amélioration continue.
Dans un autre article de blog(Comment choisir le bon partenaire 3PL - Establish Inc.), nous avons parlé de l'importance de définir les objectifs et les exigences opérationnelles (étape 1) et de la nécessité d'une sélection et d'une évaluation approfondies des partenaires (étape 2). Bien que le choix du bon partenaire soit important, le processus d'intégration et de mise en service est critique pour assurer le succès. Dans ce billet de blog, nous allons mettre en lumière les trois dernières étapes.
Étape 3 : Cartographier les points d'intégration des systèmes et des données
Après la sélection du partenaire 3PL et l'attribution du contrat, il est temps d'entamer le processus de mise en œuvre. L'un des aspects de la transition est la conception de l'intégration du système. Dans le cadre du processus de conception collaborative, les organisations travaillent ensemble pour établir des connexions transparentes entre leurs systèmes. Le soutien de ressources tierces permet de garder le cap sur le projet, d'introduire les meilleures pratiques, d'aligner les besoins commerciaux entre vous et le 3PL plutôt que de redéfinir complètement ce qui est en place, et de maintenir un calendrier d'intégration efficace en gérant les ressources internes de manière efficiente. Voici comment se déroule généralement l'intégration d'un système :
Conception des flux de données : Les équipes définissent la manière dont les données circulent entre les différents systèmes. Il s'agit d'identifier les sources de données, les points de transformation et les destinations. Les considérations incluent l'échange de données en temps réel, le traitement par lots et la synchronisation des données. En général, il faut choisir entre l'EDI, l'API ou une intégration plus manuelle.
Procédures opérationnelles : Les collaborateurs définissent des procédures opérationnelles pour le traitement des données. Cela comprend la validation des données, le traitement des erreurs et la gestion des exceptions. La normalisation des procédures garantit la cohérence et la fiabilité.
Transferts de flux de travail : Les transferts de flux de travail se produisent lorsqu'un système achève sa tâche et transmet les données pertinentes au système suivant. Une documentation et une communication claires sont essentielles pour éviter les goulets d'étranglement ou la perte de données pendant les transferts.
Intégrations de rapports : Les systèmes de reporting doivent avoir accès aux données pertinentes. Les intégrations garantissent que les outils de reporting peuvent extraire des données de diverses sources. Les rapports personnalisés, les tableaux de bord et les analyses améliorent la prise de décision.
Adaptation à l'infrastructure existante : Les organisations adaptent les intégrations pour qu'elles correspondent à leur pile technologique existante. Il s'agit d'évaluer la compatibilité, la sécurité et l'évolutivité. Les systèmes existants peuvent nécessiter des connecteurs ou des logiciels intermédiaires supplémentaires pour une intégration transparente.
En abordant ces aspects de manière collaborative, les organisations créent des connexions solides de bout en bout qui améliorent l'efficacité et favorisent la réussite de l'entreprise.
Étape 4 : Gestion de la transition
Si l'intégration des systèmes est une étape clé du processus d'intégration des 3PL, il est important de planifier et de gérer la transition opérationnelle et physique avec le nouveau partenaire. Pour assurer une transition en douceur, il est essentiel de se concentrer sur les domaines suivants :
Approche progressive: Pour les mises en œuvre plus importantes (plusieurs sites, unités commerciales ou canaux de vente), il est essentiel de prendre en compte les avantages d'un déploiement progressif . En divisant la mise en œuvre en phases gérables, les entreprises réduisent le risque de perturbations à grande échelle. Par exemple, pour les implémentations multi-sites, chaque entrepôt, partenaire ou région peut avoir une date de mise en service spécifique et différente. Chaque région devient un terrain d'essai, ce qui permet de procéder à des ajustements avant le déploiement à grande échelle. En outre, les déploiements progressifs fournissent des informations précieuses. Les organisations apprennent des premiers utilisateurs, affinent les processus et s'adaptent aux nuances régionales. En outre, le fait de se concentrer sur une région à la fois garantit une allocation efficace des ressources et évite de mettre à rude épreuve le personnel, l'infrastructure et les systèmes de soutien.
Communication et formation: Un autre pilier important consiste à établir un plan de communication, de formation et d'essai. Une communication transparente avec les parties prenantes est essentielle. Informez les employés, les clients et les partenaires des changements à venir, des calendriers et des impacts attendus, dans le respect des accords contractuels et des considérations opérationnelles. Ensuite, il est important de fournir une formation complète aux équipes concernées. Répondez à leurs préoccupations et assurez-vous qu'elles se sentent à l'aise dans l'utilisation des nouveaux systèmes, et offrez-leur un soutien continu pendant la transition. Du point de vue des systèmes et des opérations, la meilleure pratique consiste à faire fonctionner les systèmes existants et les nouveaux systèmes en parallèle, tout comme les partenaires sortants et les partenaires entrants. Cela permet de minimiser les perturbations et de procéder à des ajustements progressifs.
Stratégie de sortie: Si un ou plusieurs partenaires 3PL existants sont en train de perdre des activités, gérer efficacement la transition peut s'avérer difficile, mais il existe des stratégies pour les maintenir engagés pendant cette phase critique. Tout d'abord, une communication claire et opportune est essentielle. Des points de contact et de contrôle réguliers doivent être maintenus tout au long du processus. Il est essentiel d'aligner les attentes, tant sur le plan juridique que sur le plan opérationnel. Fournir des instructions bien définies et une documentation complète facilite une transition professionnelle. En outre, une surveillance étroite des coûts et des systèmes garantit une sortie en douceur. Compte tenu de la complexité de cette tâche, il est souvent conseillé d'effectuer des visites sur place pour gérer les attentes et obtenir une vue d'ensemble des opérations en cours.
Soyez proactif: Lorsqu'il s'agit de naviguer dans les complexités d'une intégration et d'une transition 3PL, il est important d'être aussi proactif que possible. Les meilleures pratiques consistent à nommer des champions du changement dans chaque région ou groupe - ils défendent et promeuvent l'adoption, s'attaquent aux résistances et encouragent les attitudes positives. Cela permet d'établir une boucle de retour d'information afin de recueillir les expériences des utilisateurs et d'identifier les points douloureux. La gestion proactive implique de traiter les problèmes rapidement, il est donc important de mettre en place les forums adéquats pour entendre ces voix. La mise en place d'un nouvel entrepôt s'accompagne de défis et de problèmes, il est donc important de les anticiper et de traiter de manière proactive les goulets d'étranglement, les problèmes techniques et les obstacles imprévus, afin de garantir que le processus d'amélioration continue commence dès le début.
Étape 5 : Gestion continue et optimisation permanente
Le voyage ne s'achève pas avec la mise en service ; il se prolonge dans la période qui suit la mise en œuvre. Tout d'abord, il est essentiel d'expliquer la nécessité d'une optimisation continue après le lancement initial. Cela implique une évaluation et une optimisation permanentes, ainsi qu'un engagement en faveur d'une amélioration continue. Une des meilleures pratiques de l'industrie consiste à utiliser une réunion de suivi des problèmes pour garder une trace des points en suspens qui nécessitent un suivi. Après la mise en service, de nombreuses idées et demandes de changement supplémentaires apparaîtront pour améliorer le fonctionnement et élargir le champ d'application ; il est important de les saisir et de les classer correctement par ordre de priorité.
Une fois la situation stabilisée, il est également important de discuter des modèles de gouvernance, de suivre les indicateurs clés de performance et de contrôler les performances. Ces indicateurs sont souvent définis dans l'accord de niveau de service (SLA) et résument les performances des opérations de sortie, des opérations d'entrée et de l'exactitude des stocks. Il est également essentiel de prendre le temps de vérifier les factures de la société 3PL et de s'assurer de leur exactitude. Cela permet de vérifier que les tarifs facturés sont corrects et que les volumes opérationnels facturés sont exacts. Il peut arriver que des erreurs systématiques dans la fonction de facturation passent inaperçues.
En fin de compte, c'est le travail du 3PL de fournir une solution efficace pour votre entreprise, mais vous pouvez faciliter une intégration réussie et promouvoir une amélioration continue en utilisant un partenaire de conseil, comme Establish, qui s'assurera que vous prenez les bonnes mesures et que vous mettez en place une structure efficace après la mise en service.
Dans ce billet de blog, nous avons exploré les étapes critiques nécessaires à une intégration 3PL transparente. En vous associant à une société de conseil telle qu'Establish, vous pouvez aligner stratégiquement vos objectifs opérationnels et vos exigences, garantissant ainsi un lancement réussi et une optimisation continue. N'oubliez pas qu'une intégration 3PL réussie n'est pas seulement une question de technologie - c'est aussi une question de personnes, de processus et de collaboration. En adoptant la bonne approche, vous pourrez réaliser des gains d'efficacité, des économies et améliorer la satisfaction de vos clients.