Étude de cas client : Achats de biens de consommation à rotation rapide

Dépensez-vous plus que vous ne le devriez ?

Un grand fabricant de biens de consommation souhaitait améliorer son organisation des achats et réduire ses coûts. L'organisation des achats gérait 35 % des achats effectués. Cependant, les acheteurs avaient des niveaux d'expérience variables et consacraient une grande partie de leur temps à des activités à forte intensité de main-d'œuvre. Il y avait peu de contrats en place, ce qui exposait le fabricant au risque d'une modification de l'offre et des prix.

Le projet a été divisé en deux phases. La première consistait à effectuer une analyse de haut niveau des dépenses avec une évaluation des achats afin d'identifier les possibilités d'économies potentielles et d'améliorer la fonction d'achat. La seconde phase consistait à réaliser les économies en utilisant des méthodologies d'approvisionnement éprouvées et à guider les activités d'amélioration des processus afin de renforcer l'efficacité de l'organisation des achats.

Analyse des dépenses

Des données ont été recueillies sur l'historique des achats, les habitudes et comportements d'achat, ainsi que les contrats et accords avec les fournisseurs. Une analyse complète a été réalisée pour ventiler les dépenses annualisées par catégorie de produits, UGS, fournisseur et emplacement de l'utilisateur final.

Les procédures de commande ont été observées et des entretiens ont été menés pour discuter des opérations d'approvisionnement actuelles, y compris les procédures de commande, l'examen des fournisseurs, les exigences en matière de service à la clientèle, les prévisions et la planification des stocks - le tout avec un intérêt pour la manière dont chacune de ces opérations influence les achats.

Sur la base des observations, des entretiens et des résultats de l'analyse des dépenses, l'organisation des achats a été évaluée à l'aide de nos lignes directrices sur les meilleures pratiques. Les possibilités d'amélioration ont été identifiées et classées par ordre de priorité en améliorations à court, moyen et long terme.

Mise en œuvre

Après avoir ciblé les produits les plus prioritaires, les informations sur les prix et les spécifications actuelles ont été recueillies pour comprendre la base de référence des dépenses d'achat. En raison du manque de spécifications des produits, une demande d'information (RFI) a été envoyée aux fournisseurs actuels pour aider à l'élaboration de la base de référence. La demande de proposition (RFP) a ensuite été adaptée en fonction des spécifications actuelles recueillies dans le cadre de la RFI et des exigences supplémentaires souhaitées par le fabricant.

D'autres fournisseurs ont été identifiés et un appel d'offres a été lancé pour maximiser l'efficacité d'un appel d'offres concurrentiel. Une fois les réponses reçues, toutes les propositions ont été analysées et des prix cibles supplémentaires ont été créés pour générer un maximum d'économies. D'autres cycles de négociations avec les fournisseurs ont été menés et les candidats finaux ont été présentés au fabricant.

Tout au long du processus d'intégration des nouveaux fournisseurs, Establish a facilité les discussions de l'équipe d'évaluation afin d'obtenir un consensus et a préparé des scripts de négociation pour la négociation finale.

Amélioration des processus

La plupart des acheteurs n'étaient pas suffisamment habilités à qualifier les fournisseurs, à déterminer les spécifications d'achat et à identifier les produits de substitution ou les fournisseurs alternatifs. Des sessions de formation à la passation de marchés ont été organisées pour améliorer les connaissances des acheteurs sur le processus d'approvisionnement.

D'autres activités d'amélioration des processus sont facilitées, notamment l'amélioration de la relation acheteur-fournisseur, la création de groupes d'approvisionnement logiques, la consolidation du nombre de fournisseurs et l'étude des possibilités de rationalisation et de normalisation.