Négociations avec les transporteurs

Étude de cas sur les négociations avec les transporteurs

Les tarifs de transport élevés sont la raison la plus fréquente d'un coût de transport élevé. Ce client a comparé ses frais de transport, exprimés en pourcentage du chiffre d'affaires, à ceux d'autres entreprises du secteur des ateliers et des outils électriques et a été choqué de constater que ses frais se situaient dans le quartile le plus élevé. Soixante-quinze pour cent des entreprises du groupe de comparaison avaient des coûts inférieurs aux siens ! Une vérification rapide auprès du responsable du trafic a assuré à la direction que "nos tarifs sont les plus bas possibles". Si tous les gestionnaires de trafic prétendent avoir les tarifs les plus bas, un seul peut vraiment avoir les tarifs les plus bas.

Un examen plus approfondi de la situation a mis en évidence trois possibilités importantes de réduction des coûts de fret :

1. Sélection du transporteur et négociation des tarifs pour les expéditions LTL.

2. Optimisation du réseau d'usines et d'entrepôts.

3. Amélioration de la performance des stocks pour augmenter la taille des envois .

Les économies potentielles les plus importantes résultaient de l'obtention des tarifs les plus bas possibles auprès de quelques-uns des meilleurs transporteurs. L'analyse comparative des tarifs sur la base d'un échantillon de factures de fret et la comparaison du coût moyen par quintal avec une base de données de tarifs d'autres chargeurs similaires ont confirmé qu'il était possible de négocier des tarifs plus bas. Pour les chargements partiels, la réduction potentielle des tarifs était de 20 %. Après négociation et mise en œuvre de nouvelles règles de décision en matière de répartition, la réduction réelle des taux a atteint près de 24 %.

La deuxième cause du coût élevé du fret était un mauvais réseau d'usines et d'entrepôts. En concentrant ces installations dans une seule région géographique, les livraisons aux clients à travers le pays ont été effectuées par des expéditions à longue distance (LTL) et par des camions complets. D'autres entreprises du secteur disposaient d'un réseau d'entrepôts configuré pour permettre un positionnement plus économique des stocks à proximité des clients. Il en résulte des distances de transport LTL plus courtes et un avantage global en termes de coûts.

Enfin, une comparaison des tailles moyennes d'expédition a révélé une différence significative par rapport aux autres entreprises. La taille moyenne inférieure des envois de notre client n'est pas due à la taille des commandes, mais à celle des envois. Les commandes étaient réparties en plusieurs envois parce que les produits n'étaient pas en stock au moment voulu. Le potentiel n'a pas encore été exploité, mais il est considérable. Il suffit de comparer le coût par poids de 400 ou 900 kg d'un envoi LTL à celui d'un envoi LTL de 4000 kg pour se rendre compte des 25 % d'économies supplémentaires possibles (voir notre étude de cas sur les cinq raisons d'un coût de transport élevé).

Sélection du transporteur

Ce client utilisait 68 transporteurs publics différents pour ses expéditions LTL à partir de son site unique. Bien que le service de transport ait fait état d'un programme en cours visant à réduire le nombre de transporteurs, de nombreuses raisons expliquent cette longue liste. La plupart des raisons étaient liées aux exigences ou aux préférences spécifiques des clients. Le service logistique devait gagner la confiance et le soutien de la direction des ventes pour simplifier l'acheminement des marchandises sortantes et ne pas inclure plus de quatre transporteurs. Le résultat a été que trois transporteurs sortants ont été sélectionnés comme transporteurs principaux, dont un qui ne figurait pas sur la liste initiale de 68 ! Pour réduire les tarifs de fret, il est essentiel de pouvoir fournir un volume important à un transporteur candidat.

De nombreux transporteurs ont été éliminés avant même que les tarifs ne soient discutés. Le camionnage est un service à la fois pour l'expéditeur et le destinataire. Une liste des principales exigences en matière de services a été dressée et les transporteurs ont été invités à présenter leurs qualifications et leurs performances démontrées pour répondre aux besoins de ce client en matière de qualité de transport. Parallèlement, un dossier d'information contenant des détails sur les volumes d'expédition, les destinations et les tailles des envois a été préparé et distribué aux transporteurs candidats. Des transporteurs régionaux et nationaux ont été inclus dans la liste.

Négociation des taux

La liste était maintenant réduite à une douzaine de candidats transporteurs qualifiés. Chacun d'entre eux a ensuite été invité à visiter le site dans le but de présenter ses qualifications spécifiques pour traiter l'affaire (toute l'affaire, s'il le pouvait), de parcourir les opérations d'expédition et de voir l'état du fret et des quais, et d'entendre une explication sur les attentes du client en matière de tarifs. Dans les deux semaines qui ont suivi la dernière de ces réunions, des devis ont été reçus et évalués. Le client a préparé un projet de guide d'acheminement, estimé les économies et l'impact sur les temps de transit, dressé la liste des clients qui seraient concernés par le nouvel acheminement et examiné les recommandations avec la direction des ventes. Les clients et les transporteurs ont été informés et les nouveaux tarifs et itinéraires sont entrés en vigueur.

Les résultats ont été excellents : des réductions de coûts ont été réalisées, les niveaux de service se sont améliorés (moins de dommages, des temps de transit plus cohérents et plus courts), et les clients ont formulé peu de plaintes. Celles-ci ont été résolues rapidement en travaillant avec le transporteur concerné et le client. Cinquante pour cent de l'opportunité totale de réduction des coûts de fret ont été réalisés dès le premier passage.