Étude de cas : Les audits 3PL permettent de réduire les coûts et d'améliorer l'efficacité opérationnelle

Contexte

Un fournisseur national de produits de boulangerie et de farine a récemment conclu un partenariat avec de nouveaux fournisseurs de services logistiques tiers (3PL) pour soutenir ses opérations d'entreposage et de traitement des commandes. Avec un modèle de distribution diversifié, répondant à la fois aux canaux de demande de gros, de détail et de commerce électronique, il s'est associé à ces nouveaux fournisseurs de services logistiques pour simplifier et consolider son réseau de distribution actuel et se concentrer davantage sur ses activités et initiatives commerciales principales. Chaque nouveau partenariat 3PL nécessite une période de transition critique, englobant la documentation des exigences commerciales, la négociation des contrats, les intégrations de systèmes, l'établissement de cadres de reporting et le développement de procédures et de modèles de facturation. Avec ces engagements importants et ces périodes de transition, il est facile de laisser les choses s'échapper.

Défi

Compte tenu des changements importants survenus lors du transfert des opérations de ses partenaires 3PL historiques vers ses nouveaux partenaires 3PL, l'entreprise disposait de ressources minimales pour valider les factures des services fournis par ses nouveaux partenaires. En raison de la complexité des opérations et des multiples composantes de coûts impliquées, l'entreprise avait besoin de s'assurer que ses factures mensuelles reflétaient les frais corrects basés sur les services convenus. Pour fournir cette assurance, Establish a mis en place un processus d'audit 3PL structuré et approfondi pour valider l'exactitude des factures de l'entrepôt 3PL.

Notre approche

Nos consultants 3PL ont fourni un service complet d'audit et d'amélioration 3PL, qui comprenait les éléments suivants

1. Validation des factures 3PL : Recoupement des factures mensuelles des 3PL avec les tarifs contractuels pour confirmer l'exactitude de la facturation des services et des tarifs.

2. Vérification de la facture récapitulative par rapport à la facture détaillée : S'assurer que les factures récapitulatives correspondent aux détails justificatifs et aux données transactionnelles fournies par le 3PL.

3. Comparaison des données ERP : Extraction des données relatives aux ventes sortantes, aux stocks, aux bons de commande entrants et aux ordres de transfert à partir du système ERP du client et comparaison avec les données déclarées par le 3PL afin d'identifier toute divergence dans les volumes facturés.

4. Évaluation des prévisions : Évaluation de l'exactitude des prévisions de notre client par rapport à la demande réelle

Constats et solutions

Grâce à notre processus détaillé d'audit et de validation des 3PL, nous avons identifié plusieurs problèmes clés et apporté des solutions concrètes :

1. Traitement des surfacturations

   • Problématique: L'un des 3PL facturait à notre client les caisses entrantes plutôt que les palettes entrantes, ce qui entraînait une augmentation des coûts.

     Méthodologie: En utilisant les données ERP entrantes et en saisissant les détails de la commande, de l'article et du lot, nous avons calculé le nombre estimé de caisses et de palettes à manipuler et l'avons comparé aux volumes facturés par l'entreprise.

     Solution: Nous avons établi que l'écart provenait d'une erreur opérationnelle, la manutention des marchandises entrantes n'étant pas systématiquement enregistrée correctement. Notre intervention a permis à notre client d'obtenir un crédit pour les frais excédentaires.

2. Frais d'honoraires non contractuels

   • Problème: Un 3PL facturait des frais d'insertion par commande, ce qui ne faisait pas partie de l'accord contractuel.

     Méthodologie: En nous appuyant sur le contrat, nous avons examiné tous les domaines de services contractuels et déterminé que les frais d'insertion correspondaient à des travaux spécifiques à un projet et n'étaient pas censés être facturés pour chaque commande.

     Solution: Nous avons constaté qu'il s'agissait d'une erreur de facturation systématique et nous avons travaillé avec le 3PL pour faire en sorte que ces frais ne soient appliqués qu'au travail spécifique au projet, ce qui a permis à notre client de recevoir un crédit pour le montant surfacturé.

3. Extension de l'empreinte de l'entrepôt

   • Problématique: L'empreinte de l'entrepôt s'est considérablement agrandie au cours de plusieurs mois, dépassant l'empreinte prévue, ce qui a entraîné une augmentation des coûts de stockage.

     Méthodologie: En utilisant les données d'inventaire de l'ERP du client, nous avons calculé qu'un nombre substantiel d'UGS avaient de petites quantités en stock et/ou occupaient un espace minimal dans l'entrepôt. Sur la base de ces résultats, nous avons validé l'emplacement de ces articles dans l'entrepôt avec le 3PL afin de comprendre l'utilisation de l'espace de stockage de ces emplacements.

     Solution: En analysant l'utilisation du stockage, nous avons travaillé avec le 3PL pour optimiser en priorité l'espace en mettant en place plus de positions de demi-palettes. Cela a permis de réduire l'encombrement et d'améliorer la rentabilité.

4. Frais de main-d'œuvre pour les heures supplémentaires

   • Problématique: Le client supportait des frais d'heures supplémentaires élevés pour l'exécution des commandes sortantes.

     Méthodologie: En utilisant les données de sortie du 3PL et les données de prévision des ventes du client, nous avons validé l'exactitude de la prévision et déterminé que les frais d'heures supplémentaires du 3PL étaient alignés sur le volume des commandes dépassant les prévisions de notre client.

     Solution: Nous avons collaboré avec notre client pour affiner la méthodologie de prévision, en nous appuyant sur les tendances historiques des ventes pour déterminer les prévisions. Cet ajustement a permis de réduire les coûts des heures supplémentaires liées à la main-d'œuvre.

Résultats et impact

• Amélioration de la précision des factures 3PL : Identification et correction d'erreurs systématiques de facturation, conduisant à des recouvrements de coûts substantiels.

• Amélioration de l'efficacité opérationnelle des 3PL : Optimisation de l'utilisation de l'entrepôt pour réduire les coûts inutiles.

• Économies de coûts 3PL : Obtention de crédits pour les surfacturations et élimination des frais injustifiés.

• Amélioration des prévisions : Amélioration de la précision de la planification de la demande, réduisant les coûts futurs des heures supplémentaires.

Conclusion

En mettant en œuvre notre processus rigoureux d'audit et de validation des factures 3PL, nous avons aidé notre client à assurer une facturation précise, à optimiser ses opérations d'entreposage 3PL et à améliorer le contrôle financier de ses coûts 3PL. Cet engagement a renforcé l'importance de l'amélioration continue des 3PL en menant des audits 3PL continus et en validant les données opérationnelles en tant qu'éléments clés de la gestion des coûts et de l'efficacité des opérations de la chaîne d'approvisionnement.